Ordinateur affichant des données analyti

COMMISSION DIGITALE

 

RAPPORT NUMÉRO UN : DE LA NÉCESSITÉ DE LA DIGITALISATION DE L’ASSOCIATION

Date de réalisation du document : 25 janvier 2021

Date de présentation en conseil d’administration : 06 mars 2021


Contexte du document : Ce document regroupe les conclusions de la commission digitale de l’ANCMP et liste l’intégralité de ses préconisations pour assurer la pérennité de l’ANCMP en période de crise afin de palier à toute discontinuité dans la conduite de ses projets. Ce document a pour vocation à être présenté au prochain conseil d’administration du 06 mars 2021.




Préambule :

L’Association Nationale des Collaborateurs de Ministres et de Parlementaires est une association apolitique fondée en 1905 et reconnue par décret ministériel en 1911.

Elle est régie par le code des mutualités et a pour objectif la mise en commun des synergies politiques dans un but de progrès social.

À l’image de bien des structures bénéficiant d’une telle ancienneté, la nécessité d’amorçage d'un virage numérique ne s’est jamais posée en ces termes.

Les mutations modernes des usages et process dans l’administration et les contraintes environnementales auxquels une structure comme la nôtre peut être assujettie, nous demandent aujourd’hui de reconsidérer et de repenser notre politique en matière de digitalisation.




Contexte :

Depuis le mois de mars de l’année 2020, nous connaissons tous une situation inédite liée à la crise de la COVID-19.

Cette crise, dans le cas présent sanitaire, pose la question de la continuité des missions des acteurs des services publics, du privé et du monde associatif dans un contexte interdisant ou limitant nos capacités de réunions.

L'intérêt général se portant toujours vers la mobilité et l’évolution, il a donc été urgent de traiter à l'échelle de la société dans sa globalité, des transformations à apporter à nos modes de fonctionnement, pour préserver la nécessaire dynamique de nos structures.

Le fonctionnement de toute association repose sur quatre piliers.

           -    La mise en exergue des projets et des problématiques

           -    La concertation

           -    La prise de décision

           -    La mise en application

Dans le cas où l’un de ces piliers ne pourrait être honoré, c’est tout le processus démocratique qui justifie la mise en commun des personnes, des moyens et des ressources dans un intérêt commun qui est mis en péril.

De plus, chaque période de trouble apporte son lot de dysfonctionnement au processus législatif d’une structure risquant la substitution d’intérêts particuliers aux intérêts généraux.

Pour y pallier, il est de notre devoir de réfléchir et de mettre en place des leviers par des canaux jusqu’alors inédits pour rétablir la bonne marche des quatre piliers qui composent le socle de notre fonctionnement.




Propositions :

Nous référant à l’existant et aux dispositions prises par les acteurs publics et privés pour palier aux dysfonctionnements systémiques liés à la crise COVID, il a été observé une digitalisation massive et généralisée des processus de fonctionnement d’une grande majorité des structures opérant sur le territoire.

Après identification des quatre points précédemment nommés, consécutifs du bon fonctionnement de l’association et afin de pérenniser la conduite des projets à venir il convient d’actionner des leviers digitaux qui assureront la continuité de nos actions.

La mise en exergue des projets et problématiques relève de la capacité à communiquer.

Ce rôle peut se développer par la création d’adresses mails spécifiques destinées à la communication autour des projets en cours ou des problématiques que nous rencontrerons.

La concertation relève de la capacité de réunion.

Dans l’impossibilité de se réunir, ce rôle peut se développer à travers des solutions de visioconférence.

La prise de décision repose sur la capacité d’un comité à voter.

Des solutions numériques existent afin de procéder légalement à un vote en distanciel.

La mise en application relève de notre capacité à nous engager.

Cela se manifestera par notre capacité à nous adapter à de nouvelles méthodologies de travail et à fournir des efforts pour le bien commun.




Mise en application :

À la vue de l’intégralité des éléments évoqués ci-dessus, la commission digitale propose une modification des statuts de l’association dans ces termes :

Article 13 :

Modifie et remplace : la désignation Article 13 par Article 13 alinéa 1.

Ajoute Article 13 alinéa 2, dans le cadre d’une crise imposant le recours à un vote électronique, les membres empêchés peuvent donner procuration dans les conditions décrites par l'alinéa premier.

Article 16 :

Modifie et complète : « la convocation est faite par lettre ordinaire » ou mail...

Article 19 :

Modifie et complète l’Article 19 alinéa 1 : « que si le nombre de ses membres présents ou représentés » en présentiel ou distanciel « est au moins égal à la moitié du total des membres »

Article 21 :

Modifie et complète après : « cette délégation ne s’applique qu’un an. » Elle s’applique de facto en cas d’application sur le territoire d'arrêtés, de décrets, d’ordonnances ou de lois faisant acte d’une crise majeure restreignant les capacités de mouvements et de réunions de la population et de quelconque prorogation d’un texte précédemment cité.

Article 25 :

Ajoute et complète : la tenue secrète du vote pourra être délégué en cas de vote électronique à un partenaire de confiance spécialiste ou centralisé par le biais d’une adresse mail sécurisée.

Article 29 :

Ajoute et complète : dans les cas d’une crise dans les dispositions précisées par l’article 21, les conseils d’administration peuvent s’effectuer en distanciel.

Article 30 :

Ajoute : le vote pourra se tenir dans les dispositions prévues à l’article 25.

Article 37 :

Ajoute : chaque membre du conseil d’administration s’engage à avoir et communiquer une adresse mail valide et à la consulter au moins une fois par semaine.

Ajoute : le cas échéant l’association pourra créer et mettre à disposition des adresses mails.




Prérequis techniques

La mise en application de ces dispositions nécessite la mise en place d’outils permettant la continuité de services et d’actions.

Il sera donc demandé :

           -    Une adresse mail valide aux membres du conseil d’administration pour procéder aux votes de ces derniers en conseil d’administration.

           -    Un système de visioconférence, deux seront retenus, Microsoft Teams et Zoom.

           -    Une solution de vote électronique éditée par un tiers de confiance selon les normes administratives pour procéder aux votes de l’Assemblée Générale.




Conclusions :

Les mises en application des modifications et des outils proposés au travers du présent document auront pour effet non seulement d’amorcer la transformation numérique de l’ANCMP, mais, de surcroît, de garantir notre capacité à travailler, progresser et conduire nos projets malgré des conditions ou un contexte qui pourrait nous pousser ou nous contraindre à l’immobilisme.